Gestion des formulaires
NOTE: Ce service est réservé aux unités organisationnelles de l'Université d'Ottawa.
Le Service de la gestion des formulaires dirige de A à Z la production de tous les formulaires officiels de l'Université d'Ottawa, tant électroniques qu'imprimés.
L'élaboration de formulaires au sein d'une institution nécessite l'apport d'experts qui tiennent compte des méthodes et règlements, des normes graphiques et linguistiques, et de l'évolution constante de l'Université.
Compte tenu que nous formons une unité administrative, nos services s’adressent exclusivement au personnel des autres unités administratives et scolaires de l’Université.
Pour plus d'informations veuillez nous contacter
Téléphone : (613) 562-5800 poste 3557Télécopieur : (613) 562-5136
Courriel : mboyer@uOttawa.ca
Nos services
- consultation quant au contenu et à la production des formulaires;
- analyse approfondie du besoin, du contenu, de la faisabilité et du coût des formulaires;
- dessin sur place de formulaires électroniques et imprimés;
- production sur place de maquettes (prêtes-à-photographier);
- mise à jour des formulaires selon l'évolution de l'Université et de ses méthodes, règlements et normes;
- négociation directe avec les imprimeurs pour l'achat de formulaires.
Qu’entendons-nous par un formulaire « officiel » ?
Les formulaires sont considérés "officiels" dès qu'ils sont diffusés à l’extérieur de l’Université et sont donc un reflet de son image de marque.
Ces formulaires permettent de communiquer des renseignements aux étudiants ou d'en recueillir d’eux. Ils soutiennent un des principaux systèmes d’exploitation de l’Université: information scolaire, achats, finances, paye, etc.
Ils sont utilisés à la grandeur du campus comme des outils essentiels aux activités scolaires, administratives ou techniques. À titre d'exemples, les formulaires officiels de l'Universtié peuvent être expédiés:
- aux étudiants,
- au grand public,
- à des organismes externes,
- à des fournisseurs,
- à d’autres établissements d’enseignement,
- à des commerces, etc.
Pourquoi faut-il avoir recours au Service de la gestion des formulaires pour obtenir des formulaires officiels?
Les formulaires officiels influent directement sur l’image et sur le fonctionnement de l’Université, et c'est la raison pour laquelle ils doivent faire l’objet de normes administratives, linguistiques et graphiques très précises dans ce contexte.
Combien coûtent nos services?
Tous nos services sont gratuits. Vous n’assumez que les coûts d’impression et de livraison des formulaires selon la proposition du fournisseur choisi. Ce fournisseur vous facture directement.
Commander un formulaire
Que vous ayez besoin de formulaires électroniques ou imprimés, veuillez procéder comme suit :
- Pour commander un nouveau formulaire ou un formulaire existant fortement modifié, veuillez prendre rendez-vous avec nous pour discuter du contenu du formulaire et pour en fixer la date de livraison.
- Pour commander un formulaire existant légèrement modifié, veuillez nous aviser par écrit en nous indiquant le numéro et le titre du formulaire, la quantité à commander, la date de livraison exigée et en nous fournissant un exemplaire du formulaire portant clairement les modifications requises.
- Pour commander un formulaire existant sans modifications, veuillez nous aviser par écrit ou par courrier électronique en nous indiquant le numéro et le titre du formulaire, la quantité à commander, la date de livraison exigée et en nous précisant qu’aucune modification n’est requise.
Combien de temps faut-il prévoir normalement pour la conception et la production d’un formulaire?
Le délai varie selon le type de formulaire, les recherches et les vérifications à effectuer, les modifications à apporter, etc. D’ordinaire, nous établissons les échéances avec vous lors de notre première rencontre. Nous vous invitons à communiquer avec nous si vous désirez obtenir des renseignements plus précis concernant les délais de livraison.
