Courriel

Système de gestion de courrier électronique à l'Université d'Ottawa

Utilisateurs Google Apps (étudiants)

À noter : Le service de courriel étudiant sur Webmail sera graduellement abandonné pendant l'été 2013 et sera remplacé par un service de courriel propulsé par Google. Les nouveaux étudiants utiliseront Google Apps.

 

Accéder à votre compte courriel uOttawa sur Internet

Utilisateurs MS Exchange/Outlook (employés seulement)

MS Exchange est le serveur central de l’Université pour le courrier électronique et la gestion d’agendas.

Utilisateurs Mailbox (étudiants, anciens, employés)

Mailbox est le serveur central de l’Université destiné surtout à l’usage des étudiants et des anciens.

Outlook Web Access pour employés
Branchez-vous au : https://mail.uottawa.ca/exchange

Courriel Web uOttawa
Branchez-vous au : www.uottawa.ca/courriel

Utilisez OWA pour employés si vous voulez :

  • Changer votre mot de passe
  • Activer / Désactiver la fonction de réponse automatique

Utilisez Outlook pour :

  • Vérifier l’information au sujet du compte « espace utilisé »
  • Activer / Désactiver la fonction de réponse automatique

Utilisez le Système de gestion du courrier électronique de l’Université d’Ottawa pour :

  • Changer votre mot de passe
  • Vérifier l’information au sujet du compte « espace disponible »
  • Configurer l’outil anti-pourriel
  • Activer / Désactiver la fonction de réponse automatique

 

Gérer votre boîte de réception

  1. Prévoir des heures fixes chaque jour pour vérifier votre courriel, par ex., à 9 h, midi et 15 h.
  2. Choisir une heure et un lieu qui minimiseront les interruptions.
  3. Fixer des délais raisonnables pour chaque période (1/2 heure au minimum).
  4. Filtrer le pourriel au moyen de l’outil anti-pourriel de l’Université.
  5. Trier les messages :
    1. Séparer le courriel personnel du courriel lié au travail en utilisant les filtres appropriés. Se concentrer sur les messages liés au travail.
    2. Parcourir la liste des sujets/objets et les noms des expéditeurs pour déterminer rapidement ce qui peut être supprimé immédiatement.
    3. Trier les messages selon la date en commençant par les plus récents (certaines questions peuvent déjà avoir été abordées, les discussions sont peut-être contenues dans un seul message, etc.). Vérifier aussi les messages marqués d’un indicateur d’importance.
  6.  Traiter les messages qui restent en effectuant le nécessaire :
    1. Supprimer
    2. Archiver
    3. Remettre la réponse à plus tard
    4. Donner suite au courriel
    5. Répondre immédiatement (seulement si la réponse prendra moins de deux minutes ou s’il s’agit d’une question d’extrême importance)

 

Conseils pratiques

  • Ne pas mettre de contenu à caractère confidentiel, personnel ou émotif dans un courriel.
  • Se servir de la fonction « Transférer » au lieu de « Répondre ». Plus d’une personne s’est mordu les doigts d’avoir répondu par un commentaire personnel à l’ensemble des membres d’une liste de diffusion! Pour répondre à un courriel, toujours vérifier le champ « À » pour s’assurer de répondre au destinataire voulu et non à une liste.
  • Mettre à jour le carnet d’adresses régulièrement pour conserver les coordonnées de la clientèle et des collègues.
  • Pour vous assurer que vos courriels ne contiennent pas de fautes, utiliser le vérificateur d’orthographe de votre logiciel de courriel et le correcteur grammatical de Word (copier-coller le texte).
  • Dans le cas de renseignements à caractère répétitif, il est possible de créer des fichiers modèles faciles à personnaliser le cas échéant, et à copier-coller dans vos courriels. On réduit ainsi le risque d’insérer des fautes d’orthographe ou de grammaire.
  • Si le nom des correspondants s’ajoute automatiquement à une liste de diffusion, il faut s’assurer de leur fournir les renseignements nécessaires pour supprimer leur nom de cette liste.

 

Nétiquette

  • Inscrire clairement un objet spécifique pour chaque courriel.
  • Réduire les citations au minimum requis.
  • Relire le message trois fois avant de l’envoyer.
  • Prévoir les réactions de la personne récipiendaire.
  • Vérifier l’orthographe et la grammaire. Utiliser le vérificateur d’orthographe de votre logiciel!
  • Ne pas envoyer de messages incendiaires ni de pourriels et éviter l’utilisation abusive des MAJUSCULES.
  • Ne pas transférer de courriels en chaîne.  
  • Ne pas vous servir du courriel à des fins illégales ou contraires à l’éthique.
  • Ne pas compter sur la confidentialité du courriel, surtout au travail, mais respecter la vie privée d’autrui.
  • En cas de doute, « la nuit porte conseil » : conserver le message et ne l’envoyer que le lendemain après l’avoir relu.

 

Signatures

Conclure tous vos courriers électroniques par votre carte professionnelle.
Suggestion : créer deux fichiers signature distincts, un pour usage interne à l’Université et l’autre pour usage externe, dans les formats suivants :


Format interne

Format externe

Nom au complet

Nom au complet

Titre du poste

Titre du poste

Département/Faculté

Département/Faculté

Adresse Web du département / de la faculté

Adresse Web du département /de la faculté

Adresse courriel

Adresse courriel

Numéro de téléphone / cellulaire

Numéro de téléphone / cellulaire

Numéro de télécopieur

Numéro de télécopieur

Nom de l’édifice

Adresse postale

 

Gestion de l’espace

Pour surveiller l’utilisation de l’espace dans votre boîte de réception à partir de votre client Outlook :

  • Cliquer à droite sur le dossier « Mailbox – nom d’usager » dans le volet de navigation des dossiers;
  • Choisir Propriétés pour « Mailbox – nom d’usager »;
  • Cliquer sur Taille du dossier;
  • Examiner la « Taille totale (incluant les sous-dossiers) » : ce total ne devrait pas dépasser 250000 KB.

Pour conserver l’espace :

  • Effacer tous les messages dont vous n’avez plus besoin ou les transférer à votre dossier de courrier personnel (.pst).
  • Nettoyer votre dossier « Éléments envoyés ».
  • Rechercher les courriels volumineux pour les transférer ou les effacer :
    • Cliquer sur Dossiers de recherche dans le volet de navigation des dossiers;
    • Choisir Nouveau dossier de recherche;
    • Choisir Courrier volumineux sous l’en-tête Organisation du courrier;
    • Choisir votre compte Mailbox à côté de « Rechercher le courrier dans : »;
    • Cliquer sur ok.
  • Vider les dossiers « Éléments supprimés » et « Courrier indésirable ».

Les éléments dans tous vos dossiers y compris les éléments supprimés et les éléments envoyés comptent dans votre capacité limite.

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Pour d'autres renseignements, consultez la liste des points de contact.
Dernières modifications : 2014.11.18